La firma digitale cos’è? Quando si usa? Se ti è stato chiesto di usare la firma digitale e sei un freelance, ecco quello che devi sapere. Dai programmi per creare firme digitali, al costo al come firmare digitalmente i documenti (e quali). Leggi di più nel nostro articolo.

Firma digitale cos’è e a cosa serve questo strumento

La firma digitale è l’apposizione di una firma elettronica su un documento. Cosa ha di diverso rispetto alla firma manuale o a quella scansionata? Molto. Grazie alla firma elettronica viene infatti stabilita:

• L’identità del soggetto che firma
• L’autenticità del documento (che dopo la sottoscrizione non può subire modifiche).

Non puoi apporre da solo la firma digitale, dato che non si tratta assolutamente della tua firma scansionata e messa su un documento. Essendo un meccanismo di chiavi crittografiche, esistono degli intermediari che forniscono questo servizio e ai quali dovrai rivolgerti per creare firme digitali. L’intermediario al quale ti appoggerai ti fornirà un kit di firma a doppia chiave asimmetrica pubblica e privata. La chiave pubblica permette di accertare da dove proviene il messaggio. La chiave privata permette solo al titolare (e a nessun altro) di firmare a suo nome quel determinato documento.

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Chi ha l’obbligo di firma digitale e quando serve al freelance

Molti professionisti e imprenditori, per i quali dal 2019 esiste l’obbligo di fatturazione elettronica, devono dotarsi di firma digitale da apporre sulle proprie fatture. Ma si tratta di uno strumento utile anche per tutti quei freelance forfettari che non sono ancora obbligati ad emettere le e-fatture. Infatti la firma elettronica serve anche per:

• Autocertificare documenti
• Siglare PEC (messaggi di posta elettronica certificata)
• Partecipare a bandi e concorsi
• Richiedere finanziamenti
• Effettuare visure camerali
• Firmare atti pubblici

in quanto ha un valore legale a tutti gli effetti, come se fosse stata apposta di persona su un documento cartaceo. Inoltre, la firma digitale è obbligatoria se invii la tua fattura ad un ente pubblico o a una pubblica amministrazione.

Quanto si paga per la firma digitale? Non tutti sanno che…

Se quanto si paga per la firma digitale è la tua domanda ricorrente, ecco cosa devi sapere prima. Sì, la firma elettronica è un servizio a pagamento che puoi avere tramite apposito kit da un fornitore a tua scelta. Questo kit per la firma digitale ti fornisce la doppia chiave di cui dicevamo prima, necessaria per firmare digitalmente. Il kit può essere di diversa natura, tramite:

• Token
• Smart card
• Firma digitale remota.

I kit sono solitamente composti da una Smart Card o chiavetta USB (con il certificato di firma digitale), i software per l’applicazione e l’attivazione della firma. Ciascun kit viene emesso da un fornitore o certificatore che puoi scegliere tu e che prima provvederà a verificare la tua identità. Esattamente come funziona per lo SPID. Normalmente, i kit durano 3 anni ma come vedremo esistono anche fornitori con sistema “pay per use“. Mentre i primi sono utili a chi abitualmente usa la firma digitale, i secondi sono da preferire a chi ne fa un uso occasionale.

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I costi per la firma digitale variano da 50 ad 80 euro circa per kit, con pagamento anticipato (più spese per il riconoscimento online: 20-30 euro, secondo il quotidiano MilanoFinanza). Esistono contratti con abbonamenti di 3 anni (poi si paga il costo di rinnovo), oppure la formula “pay per sign” o “pay per use” (attiva dal 2021 in Italia). Quest’ultima si può attivare gratuitamente tramite lo SPID (di cui sarai sicuramente già in possesso) per poi pagare ogni volta che si appone una firma (il costo di ciascuna firma va da 6 a 10 euro circa, a seconda degli “optional” che inserisci).

Per farti un’idea di quanto costa la firma digitale, ti consigliamo di farti un giro sul web, digitando su Google proprio questa esatta domanda. A seconda dell’uso che ne devi fare, troverai sicuramente il pacchetto più adatto alle tue esigenze.