Sia che tu abbia un ufficio fisico e un team in stanze attigue, sia che tu abbia un ufficio virtuale con un team di collaboratori freelance da remoto, una delle tue priorità è pensare a come organizzare il lavoro. Esistono per fortuna dei software di gestione, molti dei quali completamente gratuiti, che aiutano te e la tua squadra (ovunque siate fisicamente) a gestire bene tutti i progetti. Senza dimenticanze. Ecco le tre alternative al noto tool di project management Asana.

1) Come organizzare il lavoro con MeisterTask, la versione aggiornata di Asana

Considera questo tool di project management come una versione di Asana aggiornata al 2019. MeisterTask ha una interfaccia utente molto semplice, con le schede – progetto (fedele alle sue radici kanban) ben allineate, ciascuna con la propria timeline. Questa interfaccia permette di creare facilmente dalla dashboard dei sottotask (come avviene per Asana), semplificando l’organizzazione delle attività. Il timer integrato, se i tuoi progetti lo richiedono, può essere un utile optional in più, per gestire al meglio il tempo dedicato a ciascun task.

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Molto utile anche l’attenzione alla centralità del team. Questo strumento mette in primo piano la comunicazione tra i membri del gruppo (non tutti i tool basati su schede kanban lo permettono): ogni collaboratore ha accesso ad un hub centrale per la condivisione dei file, le discussioni e la visualizzazione dei documenti su cui lavorare. Opzione estremamente utile, soprattutto se devi gestire un gruppo di lavoro da remoto. Anzi, sotto questo aspetto MeisterTask è uno degli strumenti di collaborazione migliori sul mercato, dato che sia la dashboard che i progetti sono altamente personalizzabili. Scegli questo tool se:

• Ti piace l’approccio kanban
• Vuoi gestire un progetto in modo pulito e leggero
• Cerchi uno strumento che permetta al team di collaborare
• Non vuoi spendere molto

La versione gratuita di questo strumento, infatti, ti permette di accedere ad una funzionalità di base piuttosto vasta, consentendoti di lavorare con utenti illimitati su progetti illimitati. La variante pro costa solo 8,25 dollari al mese per ciascun utente e consente l’aggregazione al piano base di funzionalità aggiuntive. Sono previste altre due varianti: una business (20,75 dollari al mese per utente, con funzionalità di sicurezza aggiuntive) e una enterprise, con prezzo su richiesta e personalizzazione secondo esigenze dell’azienda.

2) Wrike: come organizzare il lavoro puntando sulla collaborazione e l’efficienza del team

Attualmente è uno dei migliori strumenti per la gestione dei progetti poiché è stato pensato (e anche premiato più volte) con l’unico scopo di migliorare la velocità e l’efficienza dei team. La sua genialità sta nella vista del progetto a 3 riquadri che in un solo colpo d’occhio ti permette di avere:

• A sinistra tutta la gerarchia del progetto
• Al centro gli elenchi delle attività
• A destra i dettagli delle attività

Così puoi avere facilmente tutto sotto controllo e con questo spazio di lavoro unico, puoi stabilire le gerarchie sui progetti, comunicare con i membri del team e monitorare i progressi del lavoro, tutto da un’unica finestra.

Wrike riesce a superare Asana quando si tratta del numero di caratteristiche chiave e personalizzazione che offre. Questa differenza aumenta quando scegli le varianti premium di Wrike e le varianti premium battono anche concorrenti come Jira, anche se non riescono a battere ClickUp). Wrike ti consente anche di accedere alla gestione dei flussi di lavoro e al reporting avanzato, funzionalità assenti su Asana. Ma, al contrario di Asana l’interfaccia è meno user-friendly e più adatta a team tecnici o a project manager di professione. Wrike rimane, comunque, una soluzione completa per la gestione dei progetti e per la supervisione giornaliera anche di progetti complessi relativamente ad un buon prezzo di mercato:

• Funzioni base: gratis, fino a cinque utenti
• Professional: a 9,8 dollari al mese per utente (fino a 15 membri) con funzionalità avanzate
• Business: a 24,80 dollari al mese per utente, fino a 200 membri, ovviamente con funzionalità avanzate incluse

3) ClickUp, alto grado di personalizzazione e app mobile completamente funzionali

Uno strumento di gestione progetti semplice e facile da usare, ma con molte funzionalità, motivo per cui è una delle migliori alternative ad Asana, attualmente disponibili sul mercato. Inoltre, cosa non del tutto scontata, tiene in considerazione il fatto che ciascun membro del team ha un modo diverso di lavorare, motivo per cui questa piattaforma è più user-centric e personalizzabile possibile. Un vantaggio non da poco, se ti trovi a gestire un team con figure diverse (tecnici, venditori, manager). In questo, ClickUp sorpassa di gran lunga Asana.

Inoltre, ClickUp può essere integrato con molti strumenti diversi come Google Drive, Outlook, Chrome e Dropbox. Se ciò non bastasse, puoi aggiungere un’integrazione personalizzata tramite l’API personalizzata di ClickUp.

Oltre alla capacità di personalizzazione, ClickUp garantisce un buon livello di sicurezza grazie all’autenticazione a due fattori (disponibile nella versione premium) e una versione mobile dello strumento completamente funzionale (eccetto che per la varietà dei temi applicabili), permettendoti di gestire i tuoi progetti da qualunque dispositivo oltre al desktop. I prezzi, comprendono al solito tre opzioni:

• Gratis: progetti e utenti senza limiti con 100Mb di spazio di archiviazione su cloud
• Illimitato a 5 dollari al mese per utente, basato sul livello gratuito con un numero illimitato di integrazioni e rapporti avanzati
• Business: a 19 dollari al mese per utente che si basa sulla variante Illimitata con autenticazione a due fattori e SSO di Google

Adesso sai quali strumenti usare e come organizzare il lavoro in ufficio e con i tuoi collaboratori, senza perdere di vista nulla e garantendo a ciascun progetto l’attenzione e la cura dei dettagli che merita.