Conosci Dropbox? Si tratta di un servizio di file hosting su cloud, ovvero uno spazio virtuale e sincronizzato dove poter salvare (e lavorare) i tuoi documenti, indipendentemente dal dispositivo utilizzato. In questo articolo scopriamo insieme come condividere file con Dropbox se non lo hai mai fatto prima. Ti accorgerai di come è facile de materializzare completamente il tuo lavoro, condividerlo con altri collaboratori del tuo progetto e consultarlo, aggiornarlo e scaricarlo da computer, smartphone e tablet in qualunque momento.

1) Il primo passo per condividere file con Dropbox è… avere Dropbox!

Sembra stupido, ma si inizia proprio da qui. Per prima cosa devi creare un account sul sito Dropbox. Puoi accedere come singolo o registrarti come parte di un team. In questo caso, è lo stesso sito che ti rimanda alla versione business con funzionalità arricchite e pensate su misura per la condivisione di gruppo di documenti e altro materiale di lavoro.

Una volta che avrai creato un account su Dropbox, scaricherai il file .exe che avvierà il download del programma sul tuo computer. Puoi scegliere di creare un collegamento sul Desktop, in modo da avere questo strumento sempre a disposizione. Naturalmente, sul desktop, avrai “solo” un collegamento, ma sul tuo hard disk verrà creata una vera e propria cartella Dropbox.

La piattaforma di condivisione cloud di promette che potrai svolgere il lavoro sui tuoi documenti in modo:

• Organizzato
• Concentrato
• Sincronizzato

Cosa significa? Significa che potrai:

• Riunire e organizzare tutti i tuoi file in un unico web storage
• Rimanere concentrato perché sarà Dropbox stesso ad aiutarti a cercare i documenti grazie ai suggerimenti personalizzati, così non perderai tempo a cercare i file
• Lavorare i documenti e organizzarti con il tuo team, tutto in modo sincrono direttamente all’interno di Dropbox.

Se ti sono chiare le modalità e le finalità di questo servizio di web storage, passiamo al punto successivo.

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2) Come condividere file con Dropbox

Per condividere file con Dropbox esistono vari modi. Ma il passo fondamentale, prima ancora di parlare di condivisione, è decidere se i destinatari possano o meno modificare i file che ricevono. Una volta che hai scelto questo:

• Apri la cartella Dropbox sul computer
• Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella da condividere
• Fai clic su Condividi
• Digita l’indirizzo email, il nome o il gruppo della persona (o delle persone) con cui vuoi condividere.

Puoi effettuare questa operazione da smartphone, tablet e – ovviamente – da computer. I destinatari riceveranno un link al quale potranno accedere per visualizzare (ed eventualmente modificare) i file.

Come è spiegato bene in questo video tutorial, tutto ciò che deciderai di trasferire dal tuo PC alla tua cartella Dropbox, sarà archiviato su cloud e quindi sarà visibile e consultabile da qualunque dispositivo, accedendo a Dropbox con le tue credenziali. E’ come se avessi un computer o una pen drive sempre dietro.

3) Usare le altre funzionalità Dropobox

Dopo il restyle del 2017, l’interfaccia di Dropbox è molto più usabile e navigabile.

Oltre al cloud storage e alla sincronizzazione dei file, motivo per il quale stiamo scrivendo, Dropbox offre altre funzionalità. Cosa puoi fare?

• Lavorare da remoto e in modalità offline
• Trasferire foto e documenti e liberare spazio su hard disk e dispositivi mobili
• Effettuare il backup incrementale (viene copiata automaticamente solo la parte modificata e non l’intero file ogni volta)
• Effettuare la pulizia remota
• Effettuare la pulizia del computer
• Condividere e trasferire file
• Condividere link e cartelle
• Attivare la protezione tramite password

Naturalmente questo strumento offre un piano gratuito e dei piani a pagamento validi strumenti di lavoro per liberi professionisti e freelance e veri e propri piani aziendali (Dropbox Business) pensati per gestire team anche di grandi dimensioni.

Pensi che Dropbox sia un buono strumento per il tuo lavoro? Scaricalo subito sul tuo computer o sul tuo dispositivo mobile. Non ti trovi con questo sistema di cloud storage? Scopri le alternative valide, da Google Drive a pCloud, passando per Sync.com. Le ultime due sono sicuramente più economiche rispetto a Dropbox Business, mentre Google Drive ha moltissime funzionalità.

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Scegli il servizio che preferisci e una volta che avrai preso dimestichezza ti renderai conto quanto è comodo e facile usufruire di un servizio di condivisione e sincronizzazione di file e di cloud storage. Buon lavoro!