La fatturazione elettronica è un sistema digitale che consente di emettere, trasmettere e conservare le fatture in formato XML. All’interno del file XML è incorporato un codice digitale univoco e personale. Prima le fatture  venivano emesse su supporto cartaceo e venivano compilate tramite fogli di calcolo, software di fatturazione e gestionali e bisognava sostenere i costi di stampa, spedizione e conservazione. Successivamente, il fornitore inviava al cliente la fattura tramite posta o e-mail. Il cliente, dopo aver ricevuto la fattura, era obbligato a conservare per dieci anni il documento.

Ora, dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica cambia le modalità in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture. I dati sono strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, dunque le parti obbligatorie (descrittiva e tabellare) che compongono una fattura,  sono identiche. Ciò che cambia è il linguaggio, infatti è scritto in XML.

Fatturazione elettronica 2019: a cambiare è il linguaggio. Ecco come  

Può capitare nel corso della tua attività di freelance che tu sia obbligato ad emettere una fattura:

• verso la Pubblica Amministrazione per la quale hai svolto prestazioni d’opera o consulenze
• nei confronti di clienti che ti hanno commissionato dei progetti
• oppure di ricevere fatture per acquisti effettuati dai fornitori B2B o nei confronti dei consumatori finali B2C

Nella Legge di Bilancio n. 205/2017, il Legislatore ha stabilito che a partire dal 1°gennaio 2019 ogni operazione che rientra nelle seguenti categorie debba seguire la fatturazione elettronica:

• cessione di beni
• prestazioni di servizi

effettuate nei confronti di:

• soggetti passivi IVA
• consumatori finali

Fatturazione elettronica 2019: ecco come i professionisti freelance possono predisporre il documento contabile

Il provvedimento n.89757 del 30/04/2018 a cura dell’Agenzia delle Entrate ha previsto che la fattura elettronica debba essere compilata nei seguenti modi ed è necessario avere le credenziali SPID oppure Fisconline/Entratel o CNS (Carta Nazionale dei Servizi) ed essere muniti di PEC. Non occorre essere dotati di firma elettronica, qualora l’autenticazione del file XML è fatta tramite l’applicativo dell’Agenzia delle Entrate secondo le seguenti modalità:

• una procedura web. Ti da la possibilità di collegarti al sito dell’Agenzia delle Entrate, di accedere alla sezione fatture e corrispettivi tramite le tue credenziali: codice fiscale o codice Entratel, password e codice PIN. Oltre a predisporre la fattura puoi anche trasmetterla direttamente da questa sezione
• un software per PC fisso. Ti consente di predisporre le fatture e di salvare i file delle fatture elettroniche, ma non di trasmetterle.  Disponibile insieme alla guida on PDF a questo link
• una APP chiamata “Fatturae” disponibile negli store IOS o Android consente oltre alla predisposizione anche la trasmissione delle fatture elettroniche

Se invece utilizzi altri metodi di compilazione presenti in commercio, tipo software di contabilità o diversi applicativi web,  la fattura deve essere firmata digitalmente. Infatti, chi emette la fattura deve essere in possesso di un codice univoco e personale che viene inserito nel file XML e che attribuisce al documento valore legale, così si dimostra che il documento è originale ed integro.

Fatturazione elettronica 2019, il ruolo del Sistema di Interscambio

La fattura deve essere trasmessa tramite il Sistema Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate, SdI, il quale traccia tutto il percorso di validazione della fattura e del suo eventuale scarto segnalando le anomalie riscontrate. Un sistema controlla che la fattura contenga tutti gli elementi obbligatori. Se dall’esito non risultano incongruenze, allora il Sistema di Interscambio consegna la fattura al destinatario comunicando con una ricevuta  la data e l’ora di consegna del documento a chi ha trasmesso la fattura.

Fatturazione elettronica 2019: il ruolo della Conservazione Sostitutiva

Le fatture sia emesse che ricevute vengono conservate per 10 anni mediante la conservazione sostitutiva. È un procedimento informatico che abbatte i costi di toner, carta, luogo di conservazione delle fatture, evita il pericolo di perdita, distruzione e smarrimento dei documenti. In ottica di semplificazione, di celerità, di efficienza digitale si fa sempre più strada l’archiviazione documentale digitale che consente un enorme risparmio di  tempo e costi. La conservazione elettronica è un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (dal CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale). Anche l’Agenzia delle Entrate prevede un sistema gratuito di conservazione infatti attraverso il SdI saranno portate automaticamente in conservazione elettronica per 15 anni.

Come verrà inviata la fattura ai freelance e chi è esonerato dalla fatturazione elettronica 2019

Se sei un professionista freelance puoi ricevere la fattura o tramite la tua PEC. Infatti il file XML contiene il tuo indirizzo PEC al quale SdI inoltrerà la fattura oppure se possiedi un codice di accreditamento Sdl ti sarà inviata tramite questo codice. Dopo aver ricevuto la fattura, potrai importarla attraverso il tuo software per registrarla. Qualora tu decidessi di registrarla amano devi aprire il file che contiene la fattura elettronica con un lettore idoneo e provvedere a registrarla. 

Secondo la normativa sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica (ma dovranno adeguarsi alla ricezione della fatturazione elettronica):

• i freelance che rientrano nel regime forfettario secondo quanto prevede l’art. 1, legge190/2014 commi 54-89
• i freelance che rientrano nel regime di vantaggio o regime dei minimi secondo l’art. 27, decreto legge 98/2011 commi 1e 2
• i freelance che effettuano prestazioni di servizi o cessioni di beni nei confronti di  non residenti comunitari ed extra comunitari.

Consigli per predisporre la fattura elettronica dei freelance

La fattura elettronica è uguale alla fattura tradizionale o analogica dal punto di vista dei contenuti obbligatori. Ciò che cambia sono:

• le modalità di compilazione
• le modalità di invio
• le modalità di conservazione.

Se rientri tra coloro che sono interessati dal provvedimento,sappi che la fattura elettronica può essere emessa rivolgendoti al tuo commercialista che predisporrà per conto tuo tutte le fatture che ti riguardano, provvederà alla trasmissione, invio e alla conservazione mediante una procedura elettronica, tu non dovrai fare altro che affidarti al tuo consulente fiscale di fiducia.

Se hai dimestichezza con il digitale puoi tu stesso valutare i diversi servizi web a pagamento messi in commercio in occasione di questa evoluzione epocale. Oppure puoi  utilizzare gli appositi strumenti disponibili sul sito dell’Agenzia delle Entrate, di cui abbiamo parlato prima. Alcuni studi di commercialisti, Caf, Ced si avvalgono di società che offrono applicativi gestionali a prezzi molto convenienti, grazie alla stipula di numerose convenzioni. Se, invece, usi già un software di contabilità a pagamento per predisporre le tue fatture devi aggiornarlo affinché ti dia la possibilità di compilare le fatture in formato XML.

Successivamente,dovrai integrarlo con un servizio che ti consente di trasmettere e conservare la fatturazione elettronica. Inoltre, devi verificare che nel pacchetto che acquisti sia inclusa la firma digitale. 

Guest post a cura di Maria Giovanna Caruso