L’avvento dello smartworking in Italia verrà ricordato come un teatrale spettacolo d’improvvisazione, per il quale eravamo tecnicamente abbastanza pronti, ma psicologicamente ancora no.

Come dimostra il grafico riportato qui sotto (*figura 1), a partire dal 23 febbraio 2020, in concomitanza con l’emissione del decreto-legge n. 6, atto ad introdurre misure urgenti, in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-2019, la ricerca su Google della parola “smart working” ha subito un netto incremento.

(*figura 1)

In generale, questo marzo 2020, ce lo ricorderemo bene: il virus COVID-19 ha letteralmente dato una mescolata a quel mazzo di carte che erano le nostre abitudini quotidiane e, molti di noi, tra i vari cambiamenti, hanno dovuto prendere in considerazione di lavorare da casa.

Uso volutamente la parola “dovere”,  perché il punto di questo periodo storico non è tanto il fatto di aver scoperto tutti la possibilità del lavoro da remoto, la realtà è che qualcosa ci ha costretti a farlo e, purtroppo, si sa che quando si parla di “dovere” tutto perde parte del suo fascino. Tuttavia, se state leggendo questo post, sappiate che anche questa condizione nasconde delle opportunità da cogliere, se non ci si fissa sul fatto di essere costretti.

Proviamo insieme ad analizzare quest’occasione e a scoprirne i risvolti, perché quando sarà tutto passato saremo in grado di sfruttarli ancora.

Comincerei, come di consueto, con qualche definizione, tanto per fare chiarezza. Telelavoro e smartworking non sono la stessa cosa, come invece molti pensano. Il secondo è letteralmente l’evoluzione del primo, vediamo perché.

Che cos’è il telelavoro?

Per telelavoro, come dice la parola, si intende un lavoro che si svolge a distanza rispetto alla sede centrale: diffusosi negli Stati Uniti negli anni ’70 grazie allo sviluppo delle tecnologie informatiche, i telelavoratori lavoravano per lo più da casa o in un luogo specifico. L’esempio più diffuso è il dipendente che lavora da una postazione di lavoro nella sua abitazione e si collega all’azienda grazie all’ausilio di strumenti di comunicazione informatici e telematici. Il telelavoro vincola a lavorare da casa e l’azienda trasferisce le medesime responsabilità del posto di lavoro a casa del dipendente.

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Il telelavoro viene dunque definito come quella forma di lavoro svolto al di fuori dell’azienda ma, al contempo, funzionalmente e strutturalmente collegato ad essa. Vengono stabilite linee guida molto precise su uso della postazione, orari, modalità di connessione, autenticazione ai sistemi, comunicazioni tra uffici e, dove previsto, utilizzo della firma digitale.

Che cos’è lo smartworking?

Nello smartworking, il dipendente svolge la propria attività fuori dall’azienda, ma decide in piena autonomia tempi e luogo di lavoro, senza una postazione fissa. Il lavoratore è quindi libero di scegliere e cambiare il luogo di lavoro come e quando preferisce. Ad esempio, potrà lavorare da casa, da una camera d’albergo, da un bar, o come accade sempre più spesso da uno spazio di co-working.

Ecco la definizione che ne dà il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali: “Lo Smart Working (o Lavoro Agile) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività“.

Mobilità, responsabilizzazione e fiducia sono gli elementi che contraddistinguono questa nuova forma lavorativa. Si tratta dunque di un processo che ha come esiti un ampio grado di autonomia decisionale del lavoratore su modalità, tempi e luoghi di svolgimento della propria attività lavorativa e la capacità dei manager di organizzare le attività e controllarne l’andamento in funzione del solo raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Smart working in Italia: diffusione e regolamentazione

(* figura 2)

Nell’anno 2015, fonti ufficiali (eurofound.europa.eu, figura 2) mostravano graficamente la situazione europea nei confronti di telelavoro/smartworking. Da questo grafico si evince la scarsissima propensione dell’Italia nei confronti di questo modus operandi, perché purtroppo siamo gli ultimi in classifica, con uno stacco nettissimo rispetto alle prime posizioni, occupate da Danimarca, Svezia e Olanda. Negli ultimi cinque anni, la situazione è leggermente mutata, facendoci guadagnare qualche posizione, ma rimaniamo comunque, tristemente, in coda all’Europa. Un articolo del Sole 24 Ore cita quanto segue, per dare un “perché” a questa nostra scarsa propensione:

“Siamo indietro, peggio di noi solo Grecia e Cipro. Nel Nord Europa c’è una maggiore diffusione dello smartworking perché esiste una predisposizione culturale che considera il lavoro da casa impegnativo e serio quanto lo sia svolgerlo in ufficio. Se in Italia non scardiniamo questa concezione di “sorveglianza” del lavoratore sarà impossibile fare il salto di qualità“. (Articolo intero, QUI). L’Italia, dunque, pare che ne riconosca vantaggi ed opportunità, ponendoli a pari merito con svantaggi e minacce.

(*figura 3)

La Legge 22 maggio 2017 n. 81 (art. 18-24), detta anche “legge smart working” disciplina il lavoro agile inserendolo in una cornice normativa e fornendo le basi legali per la sua applicazione. La legge all’articolo 18 definisce il lavoro agile come “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva“. L’obiettivo dichiarato è promuovere il lavoro agile per “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”.

I 6 vantaggi del lavoro agile

Alcuni vantaggi per i lavoratori risultano dunque abbastanza evidenti per definizione (si veda anche la *figura 3), primo fra tutti la conciliazione tra tempi di vita e di lavoro. Lavorando da casa, infatti, si riesce a gestire meglio il proprio work-life balance, valorizzando il tempo a disposizione e abbattendo i costi legati agli spostamenti. L’introduzione dello smartworking, impattando sul benessere e sulla qualità della vita dei propri dipendenti, può essere considerata una misura di welfare aziendale e si riflette così in positivo anche sulla produttività (recenti studi dimostrano che chi opera in smartworking, in condizioni ottimali, produce dal 5 al 10% in più).

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Riassumendo quanto analizzato sopra, e volendo essere più precisi rispetto a quanto sintetizzato in *figura 3, tra i vantaggi da sottolineare potrebbero esserci i seguenti:

• promozione dell’uso delle tecnologie digitali più innovative (utilizzo dello smartworking come leva per la trasformazione digitale e per lo sviluppo delle conoscenze digitali);
• valorizzazione delle risorse umane e loro responsabilizzazione (ci si concentra sui risultati del lavoro e non sugli aspetti formali);
• diminuzione delle forme di “assenteismo fisiologico” (inteso come “uso sostenuto/eccessivo di permessi retribuiti; ricorso sistematico a permessi per malattia; ricorso ai periodi di aspettativa per motivi personali; assenze ingiustificate o coperte da altri colleghi; mancanza sistematica di puntualità o di rispetto dell’orario minimo di lavoro”);
• razionalizzazione nell’uso delle risorse e aumento della produttività (risparmio in termini di costi e miglioramento dei servizi offerti);
• rafforzamento dei sistemi di misurazione e valutazione (performance basate sui risultati e sui livelli di servizio);
• attrazione di talenti (le aziende che contemplano lo smartworking come forma di lavoro, sono considerate innovative).

Insomma, lo smartworking è una leva di cambiamento per i lavoratori: promuove la collaborazione, la programmazione, la gestione e i risultati. Mette al centro le persone, puntando sulla loro valorizzazione e sulla fiducia tra i lavoratori e le loro aziende, spostando il focus sul concetto di «chi sei/cosa fai» rispetto al «quando entri/quando esci/dove sei».

Lo smartworking impatta poi anche sui temi della sostenibilità e, in questo caso, è più immediato l’accostamento al telelavoro, che già consentiva, ad esempio, risparmi nei consumi elettrici all’interno degli uffici e una riduzione nelle emissioni di CO2 grazie alla diminuzione del traffico legato agli spostamenti per raggiungere il posto di lavoro.

Trasformazione digitale: il suo ruolo fondamentale

Se il lavoro agile è in primo luogo una questione di cultura organizzativa, la tecnologia gioca un ruolo non meno importante. Smartworking e digital transformation si abilitano vicendevolmente: da una parte, infatti, lo smartworking ha bisogno delle tecnologie per rendere concrete le sue pratiche e i suoi modelli, dall’altra rappresenta esso stesso una grande leva per la realizzazione digitale.

La rivoluzione digitale ha cambiato la filosofia di approccio al lavoro, consentendo una maggiore flessibilità che però non sempre è riconosciuta. La tecnologia oggi disponibile consentirebbe di superare alcuni vincoli che le organizzazioni, invece, non sono sempre pronte a rimuovere. Sopravvivono, quindi, rigidità e stereotipi legati a una fase tecnologica ormai ampiamente superata.

Nello smartworking – che come abbiamo già detto, c’è una rivisitazione degli ambienti di lavoro – le tecnologie diventano parte integrante dello spazio fisico e permettono di supportare efficacemente forme di lavoro collaborativo e la comunicazione tra team virtuali. Nella logica dello smartworking, ricordiamo infine che il datore di lavoro non deve necessariamente mettere a disposizione del lavoratore le tecnologie per lavorare in mobilità, la logica di massima è quella del Bring your own device (BYOD), ovvero la possibilità di usare i propri dispositivi personali fuori (e dentro) il posto di lavoro. Ovviamente usare i propri device per avere accesso alle informazioni relative al proprio lavoro da qualunque luogo ci si trovi, implica un’attenzione particolare ai temi della sicurezza, perché diventa fondamentale proteggere non solo l’infrastruttura aziendale, ma anche PC, smartphone e tablet dei dipendenti. Ma qui c’è materiale per scrivere un altro articolo intero.

10 Alert fondamentali, per chi si affaccia allo smartworking per la prima volta

1) Dal management della presenza al management del risultato

Nell’era dello smartworking è necessario e fondamentale passare dal management basato sulla presenza al management basato sui risultati raggiunti. Questo nuovo modo di lavorare necessita, alla base, di responsabilità e voglia di fare. Se si intende usarlo come escamotage, fallirà ancora prima di cominciare.

2) Buona comunicazione multicanale

Mantenere costantemente attiva la comunicazione con le persone. Per informazioni routinarie, email e instant messaging sono la via di comunicazione ottimale, ma per sessioni di brainstorming o condivisione di informazioni personali è fondamentale avere un rapporto umano attraverso il contatto telefonico o la video conference in quanto aumentano la condivisione dei messaggi chiave e l’approccio personale, che diversamente verrebbe completamente perso.

3) Bisogna avere a disposizione gli strumenti adeguati

Lo smartworking è profittevole solo se l’azienda fornisce al lavoratore gli strumenti adeguati per poter comunicare, condividere informazioni e sviluppare la propria attività. Smartphone, portatile e software adeguati potrebbero rappresentare la triade di riferimento essenziale.

4) Ottimizzare la gestione del tempo

Stilare una to-do list di mansioni da smarcare è fondamentale per un corretto smartworking. Inoltre, se si desidera perseguire il worklife balance e riuscire a gestire tutte le incombenze della giornata, quando si lavora fuori ufficio e in modalità flessibile è importante pianificare anche le commissioni personali in modo da avere una chiara visione di cosa fare nella giornata e non creare conflitti d’agenda. L’organizzazione prima di tutto: questo vale nel lavoro normale, come nel lavoro agile.

5) Mettere dei limiti chiari

Lavoro flessibile non significa lavorare h 24, quindi nel paradigma dello smartworking è importante porre dei limiti alla propria reperibilità, concedersi pause, scegliere un momento di inizio e uno di fine della propria attività lavorativa.

6) Fare attenzione al multitasking

Uno dei rischi dietro l’angolo, con lo smartworking è la dispersione, di concentrazione e di tempo. È importante sviluppare un progetto e portarlo a termine in modo qualitativo e, solo dopo averlo terminato, concentrarsi sul successivo.

7) Diffondere la nuova cultura di lavoro

Un’occasione per condividere la flessibilità in maniera efficace può essere una formazione specifica in tecniche di lavoro agile per i manager e delle sessioni di sensibilizzazione per i team che collaborano su progetti.

8) Mantenere l’approccio personale

Circa il 20% delle persone, aumentano la qualità del loro lavoro se hanno la possibilità di gestire il proprio tempo in maniera flessibile. Il senso di soddisfazione è importantissimo per le performance: non è universale e ogni dipendente lo identifica con l’appagamento di specifiche esigenze.

9) Organizzare gli spazi fisici 

Anche fuori dall’ufficio, che sia a casa o in un’area di co-working, è necessario ricavarsi uno spazio esclusivamente dedicato al lavoro. Dovrebbe essere ordinato e ubicato in un’area che non presenti o consenta distrazioni.

10) Senso del decoro

Questo è un consiglio incentrato, per lo più, a questo preciso momento storico, perché chi fa telelavoro o smartworking già da tempo, ha probabilmente già imparato che: la prima regola è sì organizzarsi secondo il proprio credo, ma è opportuno non farlo stando in pigiama tutto il giorno! 😊

Guest post a cura di Laura Santini

Volete sapere com’è andato il mio primo giorno di smartworking?